inFaCont

MODULO DE ARRENDAMIENTOS

Inmobiliarios Colombia

GUIA COMPLETA DE USUARIO

Version 1.0  |  Mayo 2026

1. INTRODUCCION

1.1 Que es el Modulo de Arrendamientos

El Módulo de Arrendamientos de inFaCont permite gestionar el ciclo contable completo de una inmobiliaria que actúa como intermediaria entre propietarios e inquilinos. Automatiza el recaudo del canon, el giro al propietario, la gestión del depósito de garantía y el pago de obligaciones tributarias a la DIAN.

El módulo esta integrado directamente con los formularios: Factura de Venta, Recibo de Caja y Comprobante de Egreso de inFaCont, usando el sistema de autotransacciones contables.

1.2 Marco normativo

1.3 Autotransacciones del modulo

2. CONFIGURACION INICIAL

2.1 Cuentas PUC usadas para el modulo

2.2 Configuracion del cliente arrendatario

Para que el formulario Factura de Venta aplique automaticamente la autotransaccion correcta al arrendatario, configure el campo IDAutoTran en la tabla Clientes:

1. Abra el formulario Clientes
2. Busque el cliente arrendatario
3. En el campo IDAutoTran asigne el numero de autotransaccion correspondiente (ej: 103)
4. Guarde el registro

IMPORTANTE: Los clientes normales de venta deben tener IDAutoTran = Vacio para usar el comportamiento por defecto del sistema.

RECUERDE: Las autotransacciones 90-102 estan protegidas en el formulario Factura de Venta y no pueden ser sobreescritas por el sistema automaticamente.

3. RECAUDO DEL CANON — AutoTrans 103

3.1 Para que sirve

Registra el recaudo del canon de arrendamiento que el arrendatario (inquilino) paga a la inmobiliaria, quien actúa como intermediaria entre el arrendatario y el arrendador (propietario del inmueble). Genera automáticamente el asiento contable completo incluyendo la comisión de la inmobiliaria, el IVA sobre la comisión, la retención en la fuente sobre la comisión y el neto a pagar al propietario.

3.2 Flujo del dinero

Canon bruto propietario:          $2.000.000

Arrendatario retiene (3.5%):        -$70.000  -> DIAN a nombre propietario (Art.394 ET)

Arrendatario paga inmobiliaria:   $1.930.000

                                  ----------

Inmobiliaria descuenta comision:    -$160.000  (8%)

Inmobiliaria descuenta IVA:          -$30.400  (19% sobre comision)

Inmobiliaria descuenta RteFte:        -$6.400  (4% sobre comision)

NETO A GIRAR AL PROPIETARIO:      $1.733.200

3.3 Asiento contable

AutoTrans 103 — Recaudo canon (sin IVA general)

3.4 Asiento con IVA general (local comercial)

Cuando el arrendamiento es de local comercial y aplica IVA del 19%, el asiento incluye adicionalmente la cuenta 240801:

AutoTrans 103 — Recaudo canon (con IVA general 19%)

3.5 Pasos para registrar el recaudo

1. Abra el formulario Factura Electrónica de Venta
2. Seleccione el ARRENDATARIO (inquilino) en el campo IdCliente — el sistema carga automaticamente la AutoTrans 103
3. Ingrese el canon base en VrBase
4. Ingrese el porcentaje de comision en PORCComision — el sistema calcula VrComision, VrIVAComision y VrRetFteComision automaticamente
5. Si aplica IVA general ingrese el valor en VrIVA
6. Si el arrendatario practica retencion ingrese el valor en VrRetFte
7. Haga clic en Contabilizar — el sistema genera el asiento completo

NOTA: La retencion de $70.000 practicada por el arrendatario NO aparece en los libros propios de la inmobiliaria como pasivo — se registra en cuentas de orden 820501/920501 para poder expedir el certificado de retencion al propietario (Art. 394 ET).

4. GIRO NETO AL PROPIETARIO — AutoTrans 109

4.1 Para que sirve

Registra la transferencia bancaria del neto al ARRENDADOR (propietario del inmueble). Se ejecuta desde Comprobante de Egreso despues del recaudo del canon del ARRENDATARIO (inquilino).

4.2 Asiento contable

AutoTrans 109 — Giro neto al propietario

4.3 Pasos para registrar el giro

1. Abra el formulario Comprobante de Egreso
2. Seleccione el ARRENDADOR (propietario del inmueble) en IDTercero
3. Seleccione AutoTrans 109 en ListaAutoTrans
4. Ingrese en VrTotal el neto a girar ($1.733.200)
5. Ingrese en VrNeto el valor que sale de bancos ($1.726.800)
6. Ingrese en VrRetFte la retencion sobre comision ($6.400)
7. Contabilice

IMPORTANTE: El giro al propietario es un documento diferente al recaudo del canon. Pueden registrarse el mismo dia o en dias distintos segun el acuerdo con el propietario.

5. DEPOSITO DE GARANTIA — AutoTrans 106, 104, 105

5.1 Recibo del deposito — AutoTrans 106

Cuando el ARRENDATARIO (inquilino) entrega el deposito de garantia al inicio del contrato, la inmobiliaria lo recibe y registra desde Recibo de Caja.

AutoTrans 106 — Recibo deposito de garantia

5.2 Devolucion sin daños — AutoTrans 104

Al terminar el contrato sin daños, la inmobiliaria devuelve el deposito completo al ARRENDATARIO (inquilino) desde Comprobante de Egreso.

AutoTrans 104 — Devolucion deposito sin daños

5.3 Devolucion con daños — AutoTrans 105

Al terminar el contrato con daños, la inmobiliaria descuenta el valor de las reparaciones del deposito. El saldo restante se devuelve al ARRENDATARIO (inquilino) y las reparaciones quedan como CxC a cargo del arrendatario.

AutoTrans 105 — Devolucion deposito con daños

5.4 Pasos para registrar devolucion con danos

1. Abra el formulario Comprobante de Egreso
2. Seleccione el ARRENDATARIO (inquilino) en IDTercero
3. Seleccione AutoTrans 105 en ListaAutoTrans
4. Ingrese en VrTotal el valor total del deposito
5. Ingrese en VrDescuento el valor de los daños
6. El sistema calcula VrNeto = VrTotal - VrDescuento automaticamente
7. Contabilice

NOTA: El soporte legal de los danos es el Acta de Inspeccion firmada por el ARRENDADOR (propietario) y el ARRENDATARIO (inquilino) con valoracion de reparaciones. La inmobiliaria tiene 30 dias habiles para devolver el deposito al arrendatario (Ley 820/2003 Art. 16).

6. PAGO OBLIGACIONES DIAN — AutoTrans 107 y 108

6.1 Pago RteFte comision F350 — AutoTrans 107

La retencion sobre la comision se acumula mensualmente en la cuenta 236585 y se paga a la DIAN en el Formulario 350.

AutoTrans 107 — Pago RteFte comision DIAN F350

6.2 Pago IVA comision F300 — AutoTrans 108

El IVA sobre la comision se acumula en la cuenta 24080503 y se paga a la DIAN en el Formulario 300 bimestralmente.

AutoTrans 108 — Pago IVA comision DIAN F300

RECUERDE: Las cuentas 236585 y 24080503 acumulan los valores de varios meses antes del pago. El valor de VrTotal en el comprobante debe ser el saldo acumulado total, no el valor de un solo mes.

7. AUTOTRANSACCIONES RESERVADAS 90-102

7.1 Descripcion del rango

Las autotransacciones 90 a 102 estan reservadas para casos especiales de arrendamiento. Estan protegidas en el formulario Pedidos — el sistema no puede sobreescribirlas automaticamente.

7.2 Como seleccionar la autotransaccion correcta

Para determinar cual autotransaccion usar considere:

8. CERTIFICADO DE RETENCION AL PROPIETARIO

8.1 Como generar el certificado

La retencion practicada por el ARRENDATARIO (inquilino) a nombre del ARRENDADOR (propietario) se registra en cuentas de orden 820501/920501 con el IDTercero del arrendador. Para generar el certificado de retencion:

1. Filtre la tabla tblTransacciones por IdSeis = '820501'
2. Filtre por IDTercero = ID del propietario
3. Filtre por periodo (ano fiscal)
4. El acumulado de la columna Debito es el valor total retenido a nombre del propietario

NOTA: El certificado de retencion debe expedirse a nombre del propietario del inmueble, NO a nombre de la inmobiliaria (Art. 394 ET). La inmobiliaria reporta esta informacion en el formato 5248 de informacion exogena.

8.2 Base legal

Segun el Art. 394 del Estatuto Tributario: cuando existe intermediacion en arrendamientos, quien recibe el pago debera expedir a quien lo efectuo un certificado donde conste el nombre y NIT del respectivo beneficiario, y la consignacion de la suma retenida se hara a nombre del beneficiario.

9. CONTROL TECNICO VrTotalARR

9.1 Para que sirve

El control calculado VrTotalARR resuelve el descuadre contable que ocurre cuando hay IVA general del arrendamiento y comision de la inmobiliaria simultaneamente.

9.2 Formula

VrTotalARR = Nz([VrNeto1]-[VrComision]-[VrIVAComision]-[VrRetFteComision]-[VrIVA];0)

9.3 Cuando aplica

IMPORTANTE: La cuenta 233590 CxP Propietario en AutoTransaSub debe usar la variable VrTotalARR — NO VrTotal — para que el asiento cuadre correctamente cuando hay IVA general.

10. FLUJO COMPLETO DEL MODULO

10.1 Ciclo mensual

10.2 Ciclo del deposito de garantia

11. CONSIDERACIONES IMPORTANTES

11.1 Tributarias

• IVA 19% sobre comision inmobiliaria: OBLIGATORIO — es un servicio gravado
• Arrendamiento de vivienda urbana: excluido de IVA (Art. 476 ET num. 1)
• Local comercial con canon > 27 UVT: aplica IVA 19% sobre el canon
• RteFte sobre canon 3.5%: la practica el arrendatario agente retenedor a nombre del propietario
• RteFte sobre comision 4%: la descuenta la inmobiliaria del giro al propietario
• Certificado de retencion: a nombre del propietario, no de la inmobiliaria

11.2 Contables

• Cuentas 820501/920501 son cuentas de orden — no afectan PyG ni balance principal
• La cuenta 233590 acumula la deuda con todos los propietarios — filtrar por IDTercero
• La cuenta 270501 acumula todos los depositos recibidos — filtrar por IDTercero
• El saldo de 820501 debe ser cero al finalizar el ano si todos los arrendatarios consignaron a la DIAN

11.3 Operativas

• El ARRENDADOR no puede incrementar el canon mas de una vez al ano — ajuste maximo: IPC DANE (Art. 20 Ley 820/2003)
• Deposito maximo que puede exigir el ARRENDADOR al ARRENDATARIO: 2 canones de arrendamiento (Ley 820/2003)
• Plazo devolucion deposito al ARRENDATARIO: 30 dias habiles despues de la entrega del inmueble
• Preaviso terminacion contrato: 3 meses por parte del ARRENDADOR (propietario)

RESUMEN RAPIDO — AUTOTRANSACCIONES

IMPORTANTE: Orden recomendado mensual: 1) AutoTrans 103 Recaudo -> 2) AutoTrans 109 Giro propietario -> 3) AutoTrans 107/108 Pago DIAN (periodicidad segun obligacion)

Creado con el Personal Edition de HelpNDoc: Crear fácilmente documentos CHM de ayuda