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Gestión inmobiliarias |
FLUJO OPERATIVO Y CONTABLE
DE ARRENDAMIENTOS INMOBILIARIOS
COLOMBIA
Marco normativo: Ley 820 de 2003 · Estatuto Tributario · NIIF Pyme
Aplica a: Inmobiliarias · Propietarios · Arrendatarios · Contadores
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FASE 1 · Captación del Inmueble |
1.1 Visita y avalúo del inmueble
Antes de celebrar cualquier contrato, la inmobiliaria realiza una visita técnica al inmueble para determinar el canon de arrendamiento según el mercado local.
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Actividad |
Responsable |
Documento soporte |
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Visita técnica al inmueble |
Asesor comercial |
Ficha de inspección |
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Estudio de mercado comparativo |
Asesor / Valuador |
Informe de avalúo |
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Fijación del canon inicial |
Gerente / Asesor |
Propuesta escrita al propietario |
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Autorización del propietario |
Propietario |
Carta o correo de autorización |
Nota: El canon no puede incrementarse más de una vez al año y su ajuste está limitado al IPC certificado por el DANE (Art. 20, Ley 820/2003).
1.2 Firma del contrato de arrendamiento
El contrato de arrendamiento de vivienda urbana se rige por la Ley 820 de 2003. Para locales comerciales aplica el Código de Comercio y el Código Civil.
Elementos obligatorios del contrato:
- Identificación completa de las partes (arrendador, arrendatario, inmobiliaria como intermediaria)
- Descripción detallada del inmueble y su destinación
- Valor del canon mensual y forma de pago
- Plazo del contrato (mínimo 1 año para vivienda)
- Condición de los servicios públicos y responsable de pago
- Garantías: depósito en dinero (máx. 2 cánones) o póliza de cumplimiento
- Cláusula de incremento anual (IPC)
1.3 Recepción de garantías
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Tipo de garantía |
Monto máximo |
Registro contable |
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Depósito en dinero |
2 cánones de arrendamiento |
Db Bancos / Cr 2805 Depósitos recibidos |
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Póliza de cumplimiento |
Según aseguradora |
Registro en cuentas de orden |
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Codeudor solidario |
N/A (personal) |
No genera asiento, solo documental |
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FASE 2 · Gestión Mensual del Canon |
2.1 Liquidación del canon mensual
Cada mes se liquida el valor a cobrar al arrendatario, incluyendo todos los conceptos pactados en el contrato.
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Concepto |
Descripción |
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Canon base |
Valor mensual pactado en el contrato |
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Ajuste IPC anual |
Solo una vez al año, según IPC DANE del año anterior |
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Cuota de administración |
Si el propietario autoriza su inclusión en el recibo |
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Servicios públicos (si aplica) |
Gas, agua, luz si están a cargo del arrendatario y la inmobiliaria los intermedia |
2.2 Emisión de factura electrónica
La inmobiliaria, como responsable ante la DIAN, debe emitir factura electrónica al arrendatario por el canon y sus conceptos asociados.
- Resolución de habilitación DIAN vigente
- IVA del 19% aplica sobre arrendamiento de locales comerciales (inmuebles no destinados a vivienda)
- Arrendamiento de vivienda urbana: excluido de IVA (Art. 476 ET, num. 1)
- Si el canon mensual supera 3.500 UVT en locales comerciales, aplica IVA
2.3 Seguimiento al recaudo
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Situación |
Acción inmobiliaria |
Plazo |
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Pago a tiempo |
Registro contable del recaudo |
Fecha límite pactada (usualmente día 5) |
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Mora 1–5 días |
Llamada o mensaje de cobro preventivo |
Días 6–10 del mes |
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Mora 6–15 días |
Cobro formal escrito con intereses |
Días 11–20 del mes |
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Mora mayor a 15 días |
Inicio proceso prejudicial / judicial |
Después del día 20 |
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Intereses de mora |
Tasa máxima legal vigente (TMV) |
Desde el día siguiente al vencimiento |
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FASE 3 · Retenciones y Descuentos |
3.1 Retención en la fuente sobre el arrendamiento
Cuando el arrendatario es un agente retenedor (persona jurídica o persona natural comerciante con patrimonio > 30.000 UVT), debe practicar retención en la fuente al momento del pago.
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Concepto |
Tarifa |
Base mínima |
Referencia |
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Arrendamiento de inmuebles |
3.5% |
27 UVT mensuales (~$1.3M en 2024) |
Art. 395 ET |
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Arrendamiento de bienes muebles |
4.0% |
27 UVT mensuales |
Art. 395 ET |
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Arrendamiento de maquinaria |
4.0% |
27 UVT mensuales |
Art. 395 ET |
Nota: Si el arrendatario es persona natural no agente retenedor, la inmobiliaria puede practicar la retención en nombre del arrendador según convenio.
3.2 ReteICA
- Aplica cuando el arrendatario es agente retenedor de ICA en el municipio correspondiente
- Tarifa varía según municipio y actividad (ejemplo Bogotá: 11.04 x mil para actividades de servicios)
- Se liquida sobre el valor del canon sin IVA
3.3 ReteIVA
- Aplica cuando el arrendatario es Gran Contribuyente o persona jurídica, sobre arrendamientos gravados con IVA
- Tarifa: 15% del IVA causado
3.4 Comisión de la inmobiliaria
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Concepto |
Detalle |
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Porcentaje típico de comisión |
8% al 10% del canon mensual recaudado |
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Quién paga la comisión |
Generalmente el propietario (descontada del giro) |
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IVA sobre la comisión |
19% sobre el valor de la comisión (servicio gravado) |
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RteFte sobre honorarios/comisiones |
Art. 392 ET: 11% si beneficiario no es declarante; 4% si es declarante |
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Factura a emitir |
La inmobiliaria emite factura electrónica al propietario por el servicio |
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FASE 4 · Liquidación y Giro al Propietario |
4.1 Liquidación neta mensual
La inmobiliaria elabora mensualmente una cuenta de cobro o extracto de liquidación al propietario, detallando todos los conceptos:
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Concepto |
Signo |
Ejemplo |
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Canon bruto recaudado |
+ |
$2.000.000 |
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Retención en la fuente practicada por arrendatario |
– |
–$70.000 (3.5%) |
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Comisión inmobiliaria (8%) |
– |
–$160.000 |
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IVA sobre comisión (19%) |
– |
–$30.400 |
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RteFte sobre comisión (4%) |
– |
–$6.400 |
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Gastos de mantenimiento autorizados |
– |
–$0 (si aplica) |
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NETO A GIRAR AL PROPIETARIO |
= |
$1.733.200 |
4.2 Giro al propietario
- Transferencia bancaria al propietario del neto liquidado
- Soporte: extracto de liquidación mensual firmado o generado por el sistema
- Plazo recomendado: dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente
- El propietario debe declarar este ingreso en su declaración de renta (cédula general – rentas de capital, Art. 336 ET)
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FASE 5 · Registro Contable (NIIF Pyme / PUC) |
5.1 Asiento: Recaudo del canon (en libros de la inmobiliaria)
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Cuenta PUC |
Descripción |
Débito |
Crédito |
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1110 / 1105 |
Bancos / Caja (recaudo neto o bruto) |
2.000.000 |
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2368 |
Retención en la fuente por pagar (art. 395) |
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70.000 |
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4135 |
Ingresos por comisión inmobiliaria |
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160.000 |
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2408 |
IVA generado (sobre comisión) |
|
30.400 |
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2335 |
Cuentas por pagar propietarios (neto a girar) |
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1.739.600 |
5.2 Asiento: Giro al propietario
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Cuenta PUC |
Descripción |
Débito |
Crédito |
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2335 |
Cuentas por pagar propietarios |
1.739.600 |
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1110 |
Bancos (giro neto) |
|
1.733.200 |
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2368 |
RteFte sobre comisión por pagar |
|
6.400 |
5.3 Asiento: Depósito de garantía
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Cuenta PUC |
Descripción |
Débito |
Crédito |
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1110 |
Bancos (recibo del depósito) |
2.000.000 |
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2805 |
Depósitos recibidos en garantía |
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2.000.000 |
5.4 Tratamiento bajo NIIF Pyme (Sección 20 – Arrendamientos)
- Arrendamientos operativos: el ingreso se reconoce linealmente en el período al que corresponde
- Si el contrato incluye incentivos (meses gratis), se distribuyen en el plazo total del arrendamiento
- El depósito de garantía se registra como pasivo financiero medido al costo amortizado si el plazo supera 12 meses
- Las comisiones de consecución se difieren y se amortizan en el plazo del contrato si son significativas
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FASE 6 · Obligaciones Tributarias Periódicas |
6.1 Declaración de retención en la fuente
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Aspecto |
Detalle |
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Formulario |
Formulario 350 – DIAN |
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Periodicidad |
Mensual (grandes contribuyentes) / Bimestral (demás agentes) |
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Pago |
Simultáneo con la presentación (no hay plazo adicional) |
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Sanción por no declarar |
10% del valor a retener por mes de retardo, mín. 10 UVT |
6.2 Declaración de IVA
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Aspecto |
Detalle |
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Formulario |
Formulario 300 – DIAN |
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Periodicidad |
Bimestral (responsables con ingresos anuales > 92.000 UVT) / Anual (pequeños) |
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Aplica a arrendamientos |
Solo locales comerciales e industriales (vivienda está excluida) |
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IVA descontable |
IVA pagado en compras relacionadas con la actividad inmobiliaria |
6.3 Declaración de ICA
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Aspecto |
Detalle |
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Periodicidad |
Bimestral o anual según municipio |
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Base gravable |
Comisiones brutas percibidas por la inmobiliaria |
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Tarifa en Bogotá |
11.04 x mil (actividades de servicios – código 749) |
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Declaración y pago |
Plataforma Hacienda distrital o sistema municipal |
6.4 Impuesto predial del propietario
El propietario del inmueble es el responsable del impuesto predial unificado. La inmobiliaria puede gestionarlo por encargo y descontarlo de los giros si así se pacta contractualmente.
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FASE 7 · Terminación del Contrato |
7.1 Causales de terminación
Vivienda urbana (Ley 820/2003):
- Vencimiento del plazo pactado (con preaviso de 3 meses por el arrendador)
- Incumplimiento del arrendatario (mora en cánones, subarrendamiento no autorizado, etc.)
- Necesidad de ocupación del propietario (con indemnización de 3 meses si es antes del año)
- Demolición o reparación total del inmueble
7.2 Proceso de entrega y acta de recibo
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Paso |
Descripción |
Documento |
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1. Aviso de terminación |
Notificación escrita con plazo legal |
Carta certificada / email |
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2. Inspección final |
Verificación estado vs. inventario inicial |
Acta de inspección |
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3. Liquidación de daños |
Valoración de daños imputables al arrendatario |
Factura reparaciones |
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4. Paz y salvo servicios |
Certificados de pago de servicios públicos |
Certificados ESP |
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5. Acta de entrega |
Firma de entrega de llaves y paz y salvo |
Acta de entrega firmada |
7.3 Devolución del depósito de garantía
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Cuenta PUC |
Descripción |
Débito |
Crédito |
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2805 |
Depósitos recibidos en garantía (reverso) |
2.000.000 |
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1110 |
Bancos (devolución neta al arrendatario) |
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1.600.000 |
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5xxx |
Gasto reparaciones imputadas al arrendatario |
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400.000 |
Nota: El propietario tiene 30 días hábiles para devolver el depósito después de la entrega, so pena de pagar intereses de mora (Ley 820/2003, Art. 16).
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Resumen normativo de referencia |
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Norma |
Descripción |
Aplica a |
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Ley 820 de 2003 |
Régimen de arrendamiento de vivienda urbana |
Contratos de vivienda |
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Código de Comercio Art. 518-524 |
Arrendamiento de locales comerciales |
Contratos comerciales |
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ET Art. 395 |
Retención en la fuente – arrendamientos |
Agentes retenedores |
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ET Art. 476 num. 1 |
Exclusión de IVA – vivienda |
Arrendamiento vivienda |
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ET Art. 336 |
Rentas de capital – declaración propietario |
Propietarios personas naturales |
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NIIF Pyme Sección 20 |
Arrendamientos operativos y financieros |
Empresas bajo NIIF Pyme |
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Decreto 624/1989 (ET) |
Estatuto Tributario consolidado |
Todos los agentes |
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Resolución DIAN 42/2020 |
Facturación electrónica obligatoria |
Inmobiliarias obligadas |
Nota importante
Este documento tiene carácter informativo y de referencia operativa. Las tarifas de UVT, bases de retención y periodicidades de declaración deben verificarse anualmente con la resolución de actualización de la DIAN. Para casos específicos, consulte con un contador público certificado o un abogado especialista en derecho inmobiliario.
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