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FLUJO OPERATIVO Y CONTABLE

DE ARRENDAMIENTOS INMOBILIARIOS

COLOMBIA

Marco normativo: Ley 820 de 2003  ·  Estatuto Tributario  ·  NIIF Pyme

Aplica a: Inmobiliarias · Propietarios · Arrendatarios · Contadores

1.1 Visita y avalúo del inmueble

Antes de celebrar cualquier contrato, la inmobiliaria realiza una visita técnica al inmueble para determinar el canon de arrendamiento según el mercado local.

Nota: El canon no puede incrementarse más de una vez al año y su ajuste está limitado al IPC certificado por el DANE (Art. 20, Ley 820/2003).

1.2 Firma del contrato de arrendamiento

El contrato de arrendamiento de vivienda urbana se rige por la Ley 820 de 2003. Para locales comerciales aplica el Código de Comercio y el Código Civil.

Elementos obligatorios del contrato:

• Identificación completa de las partes (arrendador, arrendatario, inmobiliaria como intermediaria)
• Descripción detallada del inmueble y su destinación
• Valor del canon mensual y forma de pago
• Plazo del contrato (mínimo 1 año para vivienda)
• Condición de los servicios públicos y responsable de pago
• Garantías: depósito en dinero (máx. 2 cánones) o póliza de cumplimiento
• Cláusula de incremento anual (IPC)

1.3 Recepción de garantías

2.1 Liquidación del canon mensual

Cada mes se liquida el valor a cobrar al arrendatario, incluyendo todos los conceptos pactados en el contrato.

2.2 Emisión de factura electrónica

La inmobiliaria, como responsable ante la DIAN, debe emitir factura electrónica al arrendatario por el canon y sus conceptos asociados.

• Resolución de habilitación DIAN vigente
• IVA del 19% aplica sobre arrendamiento de locales comerciales (inmuebles no destinados a vivienda)
• Arrendamiento de vivienda urbana: excluido de IVA (Art. 476 ET, num. 1)
• Si el canon mensual supera 3.500 UVT en locales comerciales, aplica IVA

2.3 Seguimiento al recaudo

3.1 Retención en la fuente sobre el arrendamiento

Cuando el arrendatario es un agente retenedor (persona jurídica o persona natural comerciante con patrimonio > 30.000 UVT), debe practicar retención en la fuente al momento del pago.

Nota: Si el arrendatario es persona natural no agente retenedor, la inmobiliaria puede practicar la retención en nombre del arrendador según convenio.

3.2 ReteICA

• Aplica cuando el arrendatario es agente retenedor de ICA en el municipio correspondiente
• Tarifa varía según municipio y actividad (ejemplo Bogotá: 11.04 x mil para actividades de servicios)
• Se liquida sobre el valor del canon sin IVA

3.3 ReteIVA

• Aplica cuando el arrendatario es Gran Contribuyente o persona jurídica, sobre arrendamientos gravados con IVA
• Tarifa: 15% del IVA causado

3.4 Comisión de la inmobiliaria

¿IVA comisión y RteFte comisión son obligatorias en Colombia?

IVA sobre comisión — SÍ, obligatorio. La comisión de la inmobiliaria es un servicio gravado al 19% según el ET. No tiene excepción.

RteFte sobre comisión — Depende del arrendatario:

• Si el propietario es persona jurídica o gran contribuyente → practica retención del 4% (declarante) u 11% (no declarante) sobre la comisión
• Si el propietario es persona natural no agente retenedor → no practica retención
• La inmobiliaria sí debe declarar ese ingreso independientemente

4.1 Liquidación neta mensual

La inmobiliaria elabora mensualmente una cuenta de cobro o extracto de liquidación al propietario, detallando todos los conceptos:

Artículo 394 del Estatuto Tributario:

Cuando existe intermediación en arrendamientos, quien recibe el pago debe expedir a quien lo efectuó un certificado donde conste el nombre y NIT del respectivo beneficiario, y la consignación de la suma retenida se hará a nombre del beneficiario.

¿Quién practica la retención?

Cuando se arrienda un inmueble por intermedio de una inmobiliaria y el arrendatario es agente de retención, este practica la retención en cabeza del beneficiario final del pago, es decir, el propietario del inmueble. El beneficiario de la retención en la fuente será el propietario del inmueble y no la inmobiliaria.

¿Quién recibe el certificado de retención?

El certificado de retención en la fuente a título de renta o IVA debe expedirse a nombre del dueño del bien inmueble, no de la inmobiliaria.

¿Cómo lo maneja la inmobiliaria en la práctica?

Si el arrendatario es agente retenedor, la inmobiliaria descuenta el valor correspondiente en el giro de renta al propietario, y el arrendatario debe emitir el certificado tributario respectivo a nombre del propietario.

Conclusión para el flujo contable:

La retención de $70.000 SÍ se descuenta del giro al propietario porque es un dinero que el arrendatario retiene en nombre del propietario y lo consigna a la DIAN a nombre del propietario. La inmobiliaria simplemente lo registra como menor valor a girar

Canon bruto propietario:          $2.000.000

Arrendatario retiene (3.5%):        -$70.000  → DIAN a nombre propietario

Arrendatario paga inmobiliaria:   $1.930.000

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Inmobiliaria descuenta comisión:            -$160.000

Inmobiliaria descuenta IVA:                  -$30.400

Inmobiliaria descuenta RteFte com:  -$6.400

NETO A GIRAR AL PROPIETARIO:    $1.733.200

Ingreso neto real de la inmobiliaria:

Comisión bruta:                        $160.000

Menos IVA pagado DIAN:          -$30.400

Menos RteFte pagada:             -$6.400

Ingreso neto:                                  $123.200

4.2 Giro al propietario

• Transferencia bancaria al propietario del neto liquidado
• Soporte: extracto de liquidación mensual firmado o generado por el sistema
• Plazo recomendado: dentro de los primeros 10 días hábiles del mes siguiente
• El propietario debe declarar este ingreso en su declaración de renta (cédula general – rentas de capital, Art. 336 ET)

5.1 Asiento: Recaudo del canon (en libros de la inmobiliaria)

El recaudo del canon genera una factura electrónica al arrendatario, no un recibo de caja. El recibo de caja es el soporte del pago recibido en bancos, pero el documento tributario obligatorio es la factura electrónica. El asiento 5.1 se origina desde la factura electrónica enviada a la DIAN

Según el Artículo 394 del ET — la inmobiliaria no contabiliza la retención como propia pero sí debe registrarla informativamente para poder expedir el certificado. 

Reportar en información exógena formato 5248

Cuando el arrendatario consigna la retención a la DIAN — se reversa la cuenta de orden:

En el balance general se consulta las CUENTAS DE ORDEN para expedir certificados

8205 Retenciones por cuenta propietarios:

  Enero:    $70.000

  Febrero:  $70.000

  Marzo:    $70.000

  Total:   $210.000  ← saldo acumulado pendiente de certificar

5.2 Asiento: Giro al propietario

Giro al propietario → No genera factura electrónica. Es una transferencia bancaria soportada con el extracto de liquidación mensual. La inmobiliaria emite una nota de liquidación o cuenta de cobro al propietario, no una factura electrónica

5.3 Asiento: Depósito de garantía

Tampoco genera factura electrónica. Es un pasivo recibido soportado con el contrato y el comprobante de consignación

Este es el asiento cuando la inmobiliaria devuelve el dinero al arrendatario al finalizar el contrato:

ASIENTO 5.4 — Devolución depósito de garantía sin daños

ASIENTO 5.5 — Devolución depósito con daños

Luego cuando se cobra o se aplica la reparación:

ASIENTO 5.6 — Pago obligaciones a la DIAN

RteFte comisión F350:

IVA comisión F300:

5.4 Tratamiento bajo NIIF Pyme (Sección 20 – Arrendamientos)

• Arrendamientos operativos: el ingreso se reconoce linealmente en el período al que corresponde
• Si el contrato incluye incentivos (meses gratis), se distribuyen en el plazo total del arrendamiento
• El depósito de garantía se registra como pasivo financiero medido al costo amortizado si el plazo supera 12 meses
• Las comisiones de consecución se difieren y se amortizan en el plazo del contrato si son significativas

6.1 Declaración de retención en la fuente

6.2 Declaración de IVA

6.3 Declaración de ICA

6.4 Impuesto predial del propietario

El propietario del inmueble es el responsable del impuesto predial unificado. La inmobiliaria puede gestionarlo por encargo y descontarlo de los giros si así se pacta contractualmente.

7.1 Causales de terminación

Vivienda urbana (Ley 820/2003):

• Vencimiento del plazo pactado (con preaviso de 3 meses por el arrendador)
• Incumplimiento del arrendatario (mora en cánones, subarrendamiento no autorizado, etc.)
• Necesidad de ocupación del propietario (con indemnización de 3 meses si es antes del año)
• Demolición o reparación total del inmueble

7.2 Proceso de entrega y acta de recibo

7.3 Devolución del depósito de garantía

Nota: El propietario tiene 30 días hábiles para devolver el depósito después de la entrega, so pena de pagar intereses de mora (Ley 820/2003, Art. 16).

Nota importante

Este documento tiene carácter informativo y de referencia operativa. Las tarifas de UVT, bases de retención y periodicidades de declaración deben verificarse anualmente con la resolución de actualización de la DIAN. Para casos específicos, consulte con un contador público certificado o un abogado especialista en derecho inmobiliario.

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