GUÍA DE USUARIO
Apertura de Contrato de Arrendamiento
Formulario [Recibos de Caja] —
1. ¿Qué es la apertura de contrato?
Es el proceso inicial mediante el cual se registra un nuevo contrato de arrendamiento en el sistema. Se crea un Recibo de Caja de referencia (sin movimiento de dinero real) que sirve como número de contrato, y se generan automáticamente todas las cuotas del plan de pagos en [Detalles de cartera].
2. ¿Por qué se usa un Recibo de Caja si no hay dinero?
El Recibo de Caja en este contexto NO representa una entrada de dinero. Es simplemente el número de referencia del contrato. Por eso:
- NO requiere contabilización — no hay asiento contable
- NO afecta cuentas de caja ni bancos
- Solo sirve como identificador del contrato (IdPedido) para relacionar todas las cuotas
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⚠ El sistema NO contabiliza este Recibo de Caja porque es solo una referencia de apertura de contrato, no un ingreso real de dinero. |
3. Datos que debe ingresar el usuario
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Campo |
Ejemplo |
Descripción |
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Arrendatario (Proveedor) |
Juan García |
Dueño del inmueble — persona natural o jurídica |
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Tipo de Inmueble |
Comercial / Vivienda |
Define IVA y retenciones aplicables |
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Canon (Capital) |
$850.000 |
Valor mensual del canon |
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Plazo |
12 |
Número de cuotas del contrato |
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Fecha inicio cobro |
1/02/2026 |
Primera fecha de compromiso de pago |
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Incremento anual |
0 |
Porcentaje de incremento anual (0 si no aplica) |
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Tipo de crédito |
Mensual |
Frecuencia de cobro |
4. Diferencia entre Proveedor Natural y Jurídico
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Concepto |
Persona Natural |
Persona Jurídica |
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ReteIVA |
No aplica (Art. 437-2 ET) |
Aplica si es Gran Contribuyente |
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ReteFuente |
Solo si supera 27 UVT |
Solo si supera 27 UVT |
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ReteICA |
Según municipio |
Según municipio |
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IVA Arrendamiento |
19% si es responsable |
19% si es responsable |
5. Diferencia entre Inmueble Comercial y Vivienda
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Concepto |
Comercial |
Vivienda |
|
IVA |
19% si arrendador es responsable |
Excluido (Art. 476 ET) |
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ReteFuente |
3.5% si supera 27 UVT |
Sin retención general |
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AutoTran mora |
91 |
95 |
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Producto sistema |
ARR001 (con IVA) / ARR002 |
ARR002 (sin IVA siempre) |
6. ¿Qué genera el sistema al abrir el contrato?
- Recibo de Caja de referencia — número de contrato (sin contabilización)
- Registro en tblAmortizacionCxC con IdProveedor y TipoInmueble
- Plan de cuotas completo en [Detalles de cartera] — una fila por cuota
7. Ejemplo práctico
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Contrato: Cliente 13 — Inmueble Comercial |
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Canon: $850.000 mensuales |
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Plazo: 12 cuotas |
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Inicio: 1/02/2026 |
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Incremento: 0% |
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El sistema genera en [Detalles de cartera]: |
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Cuota 1 — FechaCompromiso: 1/02/2026 — ValorCuota: $850.000 |
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Cuota 2 — FechaCompromiso: 1/03/2026 — ValorCuota: $850.000 |
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Cuota 3 — FechaCompromiso: 1/04/2026 — ValorCuota: $850.000 |
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... — ... — ... |
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Cuota 12 — FechaCompromiso: 1/01/2027 — ValorCuota: $850.000 |
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Todas las cuotas quedan con: |
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Flag = False (no pagadas) |
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ValorAbono = 0 |
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IdFacturaCausacion = 0 |
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IdDeterioro = 0 |
8. Mensajes del sistema
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Mensaje |
Significado |
|
"Tienes que introducir el Capital" |
Falta el valor del canon |
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"Tienes que introducir el Plazo" |
Falta el número de cuotas |
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"Tienes que introducir la fecha inicio de cobro" |
Falta la fecha de la primera cuota |
|
"Debes seleccionar el Arrendatario" |
Falta el proveedor del inmueble |
|
"Debes seleccionar el Tipo de Inmueble" |
Falta Comercial o Vivienda |
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💡 Recomendación: Antes de crear el contrato verifique que el Arrendatario (Proveedor) ya esté creado en el sistema con su régimen de IVA y porcentajes de retención correctamente configurados. |
En inFaCont Crear estos 2 productos con valores = 0 y la Referecia tal cual como indica a continuacion "EL NOMBRE DEL PRODUCTO Y EL NOMBRE DE LA REFERENCIA QUEDEN EXACTAMENTE IGUAL COMO EN LAS IMAGENES":
1. CANON ARRENDAMIENTO CON IVA Ref. ARR001
2. CANON ARRENDAMIENTO SIN IVA Ref. ARR002
1.CANON ARRENDAMIENTO CON IVA
2.CANON ARRENDAMIENTO SIN IVA
Los arrendadores (Dueños de los inmuebles) se crean por la ficha Proveedor.
Describir si es persona Juridica o Natural / Responsable del IVA o NO Responsable del IVA.
Atención: Muy importante si el proveedor pertenece al régimen simple de tributación, Clic en el botón correspondiente o si es gran Contribuyente en el botón correspondiente, etc.
Cuando el dueño del INMUEBLE es persona Juridica configurar las RetFuente 3.5 casilla de RetFte en Servicios (como en la imagen) y Ret-ICA "según municipio" tambien verificar el RetIVA: 15%,.
Los arrendatarios (Los que alquilan el inmuebe) se crean por la ficha Clientes.
Describir si es persona Juridica o Natural / Responsable del IVA o NO Responsable del IVA
Atención: Muy importante si el clente (arrendador) pertenece al régimen simple de tributación, Clic en el botón correspondiente o si es gran Contribuyente en el botón correspondiente, etc
Ahora se procede a la apertura del contrato: Generación de cuotas, Pestaña Ventas, botón recibos de caja.
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Abre el nuevo recibo de caja en blanco, clic en buscar tercero
Abre el formulario de búsqueda. Recomendable clic en el filtro clientes para que busque y seleccione solo clientes
Si el cliente no existe lo puede crear desde el botón crear cliente, si el cliente existe clic en el ID para cargarlo en el recibo de caja
Ingrese el valor total del canon de arrendamiento, puede abrir la calculadora
850.000 x 12 = $10.200.000
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Siguiente paso: clic en crédito
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Diligencie los datos del contrato de arrendamiento y luego clic en generar cuotas de arrendamiento
Automaticamente genera las cuotas de arrendamiento
Por último muy importante aprobar el crédito
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