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Importar XML Factura de Compra y Envio de acuses de Recibido a la DIAN |
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Descargue las facturas de COMPRA recibidas en formato XML desde el portal de la DIAN e impórtelas a inFaCont con pocos clics ¿Qué hace inFaCont al importar las FACTURAS de COMPRAS XML? inFaCont te ahorra mucho tiempo y trabajo al importar las facturas de compras. 1. Si la factura de compra es de un nuevo proveedor y este no existe, lo crea con un solo clic. Con la seguridad que los datos son 100% reales sin errores, no vas a tener problema en la generación de la información Exógena. 2. Al importar también verifica el 100% de todos los productos que contenga la factura de compra, si algún producto NO está creado en tu base de datos lo(s) crea con un sólo clic. (creación de productos nuevos masivamente) así mantienes al día tu catálogo e inventario. 3. Ajusta los inventarios (cantidades) y actualiza el (precio de Costo) para tener un informe de utilidades e inventario valorizado más exacto. 4. Contabiliza las Facturas automáticamente (impuestos, retenciones, etc.) 5. Actualiza la Cuentas x Pagar automáticamente, si la factura es a crédito 6. Acusa la Factura ante la DIAN (Resolución 085 RADIAN) y las convierte en título valor con un sólo clic.
Esta guia consta de 3 Pasos 1) Descargar Facturas de Compras y Cargarlas a inFacont 2) Creación de Factura de Compra (cargar XML como factura de compra) 3) Acuses de Recibido ante la DIAN |
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1. Ingresa al siguiente link https://www.dian.gov.co/ 2. Haz clic en Facturando Electrónicamente. Solicite el TOKEN e ingrese a la plataforma de la DIAN |
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Ingrese a Histório - Luego en Documentos Recibidos |
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Seleccione el Rango de Fechas |
Clic en el botón Buscar
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Para Descargar la Factura, un sólo clic en el siguiente botón |
Si la consulta por fecha tiene más de 10 facturas, para seguir descargando puede pasar a la siguiente página dando clic en el enlace: Siguiente
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Una vez descargadas las Facturas, abra la carpeta de ubicación Se recomienda crear una Carpeta y guardar todos los Archivos .zip para luego proceder a descomprimir todas las facturas en la carpeta creada Para ubicar rápidamente la carpeta donde se encuentran las facturas descargadas siga el siguiente paso: Mostrar en carpeta |
Por defecto la mayoria de veces los archivos se descargan en una carpeta llamada: Descargas
Se recomienda crear una SubCarpeta y pegarlas alli para su respectiva descompresión o extracción
Para el ejercicio se crea una carpeta llamada: Compras-1-15-Agosto
Selecciono todos los archivos y los muevo a dicha carpeta. Existen 2 formas de mover los archivos
1) Una vez seleccionado todos los archivos, con clic sostenido los arrastro a dicha carpeta.
2) Una vez seleccionado todos los archivos con clic sostenido, presione las teclas CTRL + X (para cortar), luego abre la carpeta creada y presione las teclas CTRL + V (para pegar o mover los archivos allí)
Una vez se hayan movido los archivos a su nueva ubicación, proceda a descomprimirlos.
1) Seleccione todos los archivos
2) Clic derecho para desplegar el submenú
3) Ubique la opción: Extraer aquí
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al descomprimir los archivos la carpeta muestra 3 tipos de archivos con el mismo nombre. 1 zip 1 pdf y 1 XML El nombre de los archivos es el mismo nombre del CUFE que tiene asignada la factura Ahora se procede a copiar la Ruta de la carpeta donde se encuentran los archivos descomprimidos.
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Un clic en la barra de dirección para seleccionar la ruta de la carpeta que contiene todas las facturas ya descomprimidas. Cuando la ruta esta seleccionada queda letra blanca fondo azul Copie la Ruta al portapapeles con las teclas: Ctrl + C |
ATENCIÓN: Cuando esta trabajando en la Versión WEB de inFaCont debe subir la carpeta con los archivos XML al serividor
Aquí está la guia de como subir carpetas con archivos al Servidor. Clic aquí
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Dentro de inFaCont ingrese al módulo de Compras, Facturas de Compras |
Clic en el botón: importar Facturas XML
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Clic en el texto indicado y presione las Teclas Ctrl + V para pegar del portapapeles la ruta de los archivos |
Ahora clic en el botón: Cargar Archivos de la carpeta
Automáticamente carga las Facturas electrónicas contenidas en dicha carpeta
En este ejemplo hay 17 facturas, para empezar a importarlas clic en la primera casilla marcada con un triangulo de color negro apuntando a la Derecha
Asi indicaremos que se va a cargar la primera factura de la lista
Ejemplo, para cargar la segunda Factura, clic y activar el triangulo indicando la factura 2
Se verá asi el triangulo de color negro apuntando a la derecha y asi sucesivamente
Puede ir eliminando las facturas que vaya importando correctamente, seleccionela(s) y presione la tecla Suprimir
ejemplo: si quiere borrar las 10 primeras facturas por que ya fueron imortadas correctamente, con el clic sostenido seleccionelas y presione la tecla Suprimir. Tenga cuidado de NO borrar alguna factura que NO haya importado
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Una vez indicada que factura se va a importar,Clic en el botón: Importar XML. o presiona las techas ALT + X
Automáticamente Carga la Factura de Compra XML. Se verá así la factura electrónica empotrada dentro de inFaCont: Carga el 100% de los productos con un sólo clic. |
Puede ver el PDF de la Factura
O puede ver esta factura en el portal de la DIAN
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Atención: Puede o NO importar las facturas con o sin homologación de productos. Ud homologa los productos para tener al día su inventario y sus costos de inventario para generar unas correctas utilidades en las ventas, pero si NO desea organizar este tema o depronto hay facturas que contienen productos que NO son inventariables o facturación de servicios. Ejemplo: la empresa realizó el mantenimiento del carro de la compañia y el taller envio detallados mano de obra y todos los repuestos, como dicho servicio y repuestos NO hacen parte de su inventario. Usted tiene la opción de NO homologar dichos repuestos. DESACTIVANDO la siguiente casilla.
Al DESACTIVAR la casilla inFaCont asigna a todo el listado de productos o servicios en pantalla un código de producto reservado para este tipo de productos
Luego clic en el siguiente botón:
Si aún NO ha creado el proveedor arroja este mensaje :
En el encabezado del módulo verifica que el proveedor este creado, el campo amarillo debe tener un código, si está vacio se procede a crear el proveedor dando un clic en el botón: Crear Proveedor
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Automáticamente crea el proveedor tomando los datos del archivo XML
Lo único que debe hacer es confirmar el Tipo de Documento (cc, nit, documento extranjero, etc.), luego clic en cerrar
Clic nuevamente en:
Ahora aparecerá el proveedor con el ID asignado, en este ejemplo el 152
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Homologación de Productos Si esta interesad@ en tener los inventarios al día, lea esta sesión de Homologación de productos, sino salte al segundo paso que esta más abajo de la guia Si no esta interesad@ en homologar los productos salte al La homologación significa relacionar los códigos de productos del PROVEEDOR contra los códigos de sus productos. Recuerde que la homologación se hace sólo una vez. La próxima vez que ud compre el mismo producto al proveedor, inFaCont lo busca y asocia automáticamente Un producto puede tener tantos códigos diferentes como proveedores tenga registrados en el sistema. Ejemplo: El producto TUBO SANITARIO 3p X 6m el proveedor SUPEAGRO él lo tiene con el código 005754 pero el mismo tubo el proveedor INVESA S.A. lo tiene con otro código diferente. inFaCont los asocia con el código diferente que tenga cada proveedor. Para que NO haya problema de mal cruce inFaCont homologa los códigos de los productos por proveedor Dentro de inFaCont en la primera columna MI_ID_Producto debe ir el código del producto que ud maneja. Para consultar si los productos del proveedor están o NO homologados con sus productos clic en el botón:
Si aparece este error es por que el archivo XML tiene algún problemas en su estructura.
Ver esta guia de como solucionar problemas de mala esctructura del XML para poder seguir: Clic aquí Si no aparece dicho mensaje es por que la factura XML que genera su proveedor esta bien estructurada, siga con el proceso. |
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Podemos observar que las líneas 7 - 8 - 9 - 10 ya tienen los productos homologados. Automáticamente coloca el código que tienes en tu base de datos en la primera columna MI_ID_Producto el código del proveedor esta ubicado en la columna IDProdProvee Las primeras 6 líneas NO están Homologadas, para el ejercicio procederemos a homologarlas. |
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Para homologar los productos de su proveedor VS sus productos. Existen 2 maneras: A) Homologar producto por producto B) Crear y Homologar todos los productos de la factura que NO existan en su base de datos. A) Para homologar los productos, clic en la Linea que contiene el producto a homologar. Ejemplo: Clic en el número de la linea 1 que contiene el producto 005754 con nombre TUBO SANITARIO 3p X 6m TUBOSA En la parte inferior del formulario digite parte del NOMBRE del producto para agilizar la búsqueda en su base de datos y presione la tecla ENTER En este ejemplo busco en el filtro todos los productos que contenga la palabra TUBO Escribo TUBO y presiono ENTER
Se mostrará todos sus productos que contienen la palabra TUBO, seleccione el producto que se va a homologar (relacionar con el del proveedor)
Luego clic en el botón: Sólo homologar
Automáticamente Homologa su producto con el del proveedor, es decir: coloca SU CODIGO = 2344 y lo relaciona u homologa con el codigo del proveedor = 005754
En este video paso a paso:
Ahora clic dentro de la línea No. 2 y repetimos el proceso de Filtrado para buscar el producto
Se puede observar que el TUBO SANITARIO 4p x 6 M TUBOSA NO está creado dentro de la base de datos Como NO existe este producto que factura el proveedor debe crearlo dentro de su base de datos. Posicionese dentro de la línea donde se encuentra el producto, en este ejemplo la línea No. 2 Clic en el botón:
Automáticamente crea el producto en su base de datos y lo homologa asignandole un código único consecutivo
Si esta seguro que hay muchos productos de la factura sin crear en la base de datos respecto a la Fatura de Compra XML para agilizar el proceso y NO crear uno a uno Puede crear TODOS los productos y homologarlos con un sólo clic Con este comando recorre TODOS los productos de la lista y los NO homologados los crea con el nombre de producto que da el proveedor
TIPS!! Los nombres de los productos NO deben contener signos especiales como # & por que los marca como error y NO los permiete crear, para resolver este error quita o cambia ese simbolo especial
en este ejemplo, cambie el el simbolo # por la palabra No
Para mostrar sólo los productos que NO se han homologado puede filtrarlos para visualizarlos dando clic en este botón
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En este video:
- Se buscan 2 productos para homologar (línea 2 y 4) como NO existen se crean y homologan en inFaCont con 1 sólo clic
En el siguiente video:
- Si desea crear todos los productos que NO están en su base de datos se hace con un solo clic y NO uno a uno
- En la Factura existen 2 Productos (Línea 15 y 16) que contienen caracter especial # NO permitido, se filtran los productos que quedaron sin homologar, se edita (quitando dichos caracteres especiales) y luego se crean
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Creación de Factura de Compra (cargar XML como factura de compra) Una vez homologados TODOS los productos se procede a convetir la Factura XML en Factura de Compra en inFaCont Clic en:
Automáticamente abre la Factura de Compra, para cargar los datos del XML, clic en los siguientes 2 botones SOLO DEBE PRESIONAR 2 BOTONES 1) Clic en Cargar E-Factura XML 2) Totalizar y Contabilizar
inFaCont detecta si la factura electrónica es a crédito y la envia a cuentas por pagar (cxp) previa autorización
Si la factura es a crédito activa automáticamente la pestaña del RADIAN para que hacer los 3 acuses
Si esta segur@, puede realizar los 3 acuses con un sólo clic
RECOMENDACIÓN: Debe tener presente si aplicar o NO retención en la fuente a dicha factura de compra En este caso pese a que esta Factura tiene 66 UVT sobrepasa los 27 UVT Para aplicar retención en compras el proveedor NO reportó Retención en la Fuente dentro de la factura electrónica. Pero usted debe aplicarla.
Si desea configurar a este proveedor como practicante de retención u otras retenciones debe editarlo y asignarle el porcentaje Clic en el botón EDITAR proveedor
En la parte inferior coloque porcentaje según perfil del proveedor
Una vez lo clasifique como RETENEDOR en la Fuente vuelva a la Factura y la TOTALIZA Y CONTABILIZA nuevamente De ahora en adelante se hace retencion a todas las facturas de este proveedor siempre y cuando sobrepasen los UVT asignados según el perfil tributario del proveedor.
Asi quedaría la contabilización con su respectiva retención
En este video:
NOTA PARA TENER EN CUENTA: al crear la factura inFaCont automáticamente actualiza el precio de costo en la ficha de cada producto y también actualiza el inventario.
Con la Tecla F2 abre el buscador de productos para consultar las existencias
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Errores comunes al importar facturas XML
Clic aquí Guia Solucionar errores al importar XML
Para actualizar los precios de VENTA de Forma masiva una vez ingresada la factura de compra le recomiendo esta guía
Clic aquí Guia actualizar Precio Venta en Bloque
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Acuses de Recibido ante la DIAN |
El proceso de hacer los acuses de recibido ante la DIAN es muy sencillo, son 3 acuses que se deben realizar por factura:
Ir a la pestaña: Acuse Recibido RADIAN
La línea Cufe es el [código único de la factura electrónica de compra] para ver la factura ante la DIAN clic en la lupa:
al final de la casilla cufe.
Para los acuses se debe respetar el orden: 1) 2) y 3)
Un sólo clic en cada botón correspondiente, esperar la respuesta del webservice de la DIAN (aceptación o rechazo)
Si esta segur@, puede realizar los 3 acuses con un sólo clic
Espere que termine el proceso más o menos 2 segundos por cada acuse.
Después de realizar los 3 acuses puede volver a ver la Factura electrónica en la DIAN dando clic en la lupa:
Ya se debe mostrar como título valor, al final de la factura sus 3 acuses al final.
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