Ayuda InFaCont

Atención: Nueva Actualizacion

Esta guía se divide en los siguientes capítulos:

Atención: Si usted ya descarga las facturas XML de una forma diferente a descárgarlas desde un correo de GMail vaya directamente a los capítulos 4 y 5 de esta guía.

1. Introducción
2. Cómo hacer que tus correos vayan a una carpeta específica en Gmail
3. Como se descargan las facturas de GMail a una carpeta local desde inFaCont
4. ¿Como se importan las facturas en LOTE y no factura por factura?
5. Acuses de recibido
6. Homologacion de Productos

INTRODUCCIÓN

¿Por qué descargar las facturas desde el correo y no desde la DIAN?

Cuando recibes facturas electrónicas de tus proveedores, la forma "oficial" que casi todo el mundo conoce es entrar al portal de la DIAN, buscar el documento uno por uno, y descargarlo manualmente. El problema: la plataforma de la DIAN no tiene una opción de selección múltiple, si te llegaron 30 facturas, son 30 entradas al portal, 30 búsquedas, 30 clics de descarga y luego descomprimirlas. Y eso sin contar que muchas veces ni siquiera llegan a bajarse allí, porque la DIAN es un validador legal, no un buzón pensado para que el receptor consulte en bloque lo que le facturaron.

La alternativa que hace inFaCónt es mucho más simple, cuando haces una compra: los proveedores te envían el XML y el PDF directo a tu correo cuando emiten la factura. Ese correo es la fuente real, la DIAN nunca fue diseñada como bandeja de entrada para el comprador.

Con esto, en vez de 30 visitas manuales al portal, el proceso se reduce a:

Un correo con una etiqueta que agrupa automáticamente las facturas de tus proveedores.

inFaCónt se conecta a ese buzón, revisa qué hay nuevo, descarga y descromprime los adjuntos automáticamente.

Cero clics del usuario, inFaCónt hace en segundos lo que anteriormente a mano tomaba minutos u horas.

La diferencia de velocidad es la clave: procesar 75 facturas manualmente desde la DIAN puede tomar una tarde entera; el mismo lote, automatizado desde el correo, corre en minutos sin que nadie tenga que estar pendiente.

Agilidad: Un Proceso, Cero Pasos Manuales

Antes, importar una factura de compra significaba sentarse a hacer, uno por uno, todos estos pasos por cada documento: buscar si el proveedor ya existía o crearlo desde cero, cargar cada producto con su cantidad y precio, revisar si esos productos ya estaban relacionados con tu inventario o vincularlos a mano, y al final, sentarse a contabilizar y si la compra era a crédito pasar además a registrarla en cuentas por pagar.

Con el nuevo proceso automático, todo esto ocurre en un solo paso, sin que el usuario tenga que intervenir:

Crea el proveedor automáticamente: si el NIT que trae la factura no existe en tu sistema, el proveedor se registra solo, con sus datos correctos (nombre, dirección, tipo de persona natural o jurídica), listo para usarse de inmediato.

Carga los productos con cantidad y precio: cada línea de la factura se convierte automáticamente en un renglón de compra, con su cantidad, su precio y su IVA, exactamente como viene en el documento.

Homologa los productos automáticamente: relaciona cada producto del proveedor con tu propio inventario, así el sistema sabe exactamente qué entrada corresponde a qué artículo, sin que tengas que emparejarlos manualmente uno a uno.

Contabiliza la factura: genera automáticamente el movimiento contable correspondiente, sin necesidad de crear el asiento a mano.

Envía a Cuentas por Pagar si es a crédito: si la factura no es de contado, el sistema la reconoce y la manda directo a cartera cuentas por pagar, con su fecha de vencimiento, lista para el seguimiento de pagos.

En resumen: lo que antes eran 5 o 6 pasos manuales por cada factura repetidos decenas de veces al mes ahora es un proceso que corre solo, de principio a fin, para todo un lote de facturas a la vez.

Nunca se Importa la Misma Factura Dos Veces.

Uno de los riesgos más comunes al automatizar cualquier proceso es que, si algo se ejecuta más de una vez, termine duplicando información, imagina la misma factura contabilizada dos veces, inflando tus compras y tus cuentas por pagar sin que nadie lo note a simple vista.

El sistema resuelve esto en dos frentes:

En el correo: cada mensaje que ya fue procesado queda marcado, así que si el proceso se corre de nuevo, sencillamente ignora lo que ya descargó antes y solo trae las facturas nuevas.

En la factura misma: antes de crear cualquier registro, el sistema verifica si esa factura (por su número y su proveedor) ya fue importada anteriormente. Si ya existe, simplemente la salta, sin generar un duplicado, sin necesidad de que el usuario esté pendiente de revisarlo.

El resultado: puedes correr el proceso las veces que quieras, cuando quieras, con la tranquilidad de que jamás vas a terminar con información repetida en tu contabilidad.

Un Proceso Robusto: Una Factura con Problemas No Detiene las Demás

En un lote de 50 o 100 facturas, es normal que alguna traiga un dato inusual, un producto sin código, un proveedor con información incompleta, o cualquier detalle atípico. Antes, esto podía significar que todo el proceso se detuviera esperando que alguien revisara y corrigiera ese caso puntual antes de poder seguir.

Ahora, si una factura presenta algún inconveniente, el sistema:

La deja marcada con el motivo del problema, para revisarla después con calma.

Continúa automáticamente con las demás facturas del lote, sin perder tiempo ni bloquear el proceso completo.

Además, el sistema también reconoce cuando un archivo no corresponde a una factura de compra, por ejemplo, cuando el correo de un proveedor trae una nota crédito en vez de una factura, algo muy común en la práctica diaria. En esos casos, el documento simplemente se omite sin detener el proceso, y queda contabilizado dentro del resumen final como "no importado", en vez de generar un error que interrumpa todo el lote.

Al final obtienes un resumen claro: cuántas facturas se importaron correctamente, cuántas ya existían, cuántas no correspondían a una factura (como las notas crédito), y cuántas necesitan una revisión puntual, en vez de descubrir el problema a mitad de camino y tener que empezar de nuevo.

Acceso sin Depender de ser Facturador Electrónico

No todos los negocios están obligados a facturar electrónicamente, y eso trae una limitación poco conocida: el portal de la DIAN para consultar documentos recibidos solo está disponible para quienes sí son facturadores electrónicos. Si tu negocio compra a proveedores que sí facturan electrónicamente, pero tú todavía no facturas de esa forma, no tienes forma de entrar al portal de la DIAN a buscar esas facturas, quedas dependiendo por completo de que el proveedor te las envíe por otro medio.

Como este proceso descarga las facturas directamente desde tu correo y no desde la plataforma de la DIAN esta limitación desaparece por completo. No importa si tu negocio es o no facturador electrónico: mientras tus proveedores te envíen la factura por correo (que es como llega en la inmensa mayoría de los casos), vas a poder recibir, procesar e importar tus facturas de compra sin ningún tipo de restricción.

En pocas palabras: el acceso a tus propias facturas de compra ya no depende de tu condición fiscal frente a la DIAN.

Para enviar o mover automáticamente correos electrónicos a una carpeta o etiqueta específica en Gmail, debes crear un filtro de normas de mensajes.

Pasos para crear un filtro y enviar correos a una etiqueta

1. Abre Gmail en tu computador.

Ahora, clic en el signo más de nueva etiqueta

Crear un etiqueta llamada exactamente: Facturas-DIAN

Click en el botón Crear

Ya quedó creada la Etiqueta o Carpeta.

Ahora para que todos los correos entrantes de tus proveedores de factura electrónica lleguen de forma automática a la carpeta o etiqueta en Gmail llamada Facturas-DIAN, debes crear un filtro con la dirección del remitente: 

Abre cualquier correo de un proveedor que te factura electronicamente.

Una vez abierto el correo, haz clic en el ícono de los tres puntos verticales (más opciones) en la parte superior derecha del mensaje

Selecciona la opción "Filtrar mensajes similares" (o "Filtrar mensajes como este")

En la ventana que aparece, el campo "De" ya tendrá la dirección de correo rellenada. Haz clic en "Crear filtro" (abajo a la derecha)

Siga estos dos pasos

Primero: Marca la casilla "Aplicar la etiqueta"

Segundo: Elije la etiqueta de lista llamada: Facturas-DIAN

Si no quieres que aparezcan en tu bandeja principal de entrada, marca también la opción "Saltar los Recibidos (archivarlo)"

(Opcional, no recomendada) Marca la última casilla"Aplicar también el filtro a X conversaciones que coinciden" para organizar los correos antiguos que ya tengas de ese remitente, si no quieres cargar correos antiguos NO la marque..

Por último, haz clic en el botón azul "Crear o actualizar filtro"

De ahora en adelante todos los correos de ese proveedor cuando lleguen a tu correo llegan a notificaciones y tambien se reflejarán en la carpeta: Facturas-DIAN para posteriormente ser descargados automáticamente con un sólo clic a una carpeta en tu computador.

Dentro de inFaCont esta es la ruta.

Pestaña: Compras. Botón Facturas de compras.

Clic en Sincronizar Facturas desde el correo:

Abre el siguiente formulario.

Clic en el botópn: Ver Carpeta para verificar que la carpet este vacia, 

Luego clic en Sincronizar para empezar a descargar y descomprimir automáticamente las facturas nuevas que hayan llegado.

Espere este mensaje. 
Ya descargaron las facturas y descomprimieron automáticamente.

Puede volver a revisar la carpeta para confirmar.

Las Facturan se descargan en la siguiente carpeta fija: 
C:\FacturasRecibidas\XML

Clic en el botón: Importar Facturas XML

El proceso es el mismo como lo venia haciendo, lo nuevo es que se deben cargar las facturas de la carpeta fija donde estan las facturas descargads del GMail y ejecutar la acción Procesar Lote.

Estos son los nuevos botones para el procesamiento por lotes.

NOTA: Si desea carga los archivos como lo venia haciendo, para procesarlos en lote y no uno a uno solo haga clic directamente en el botón # 2 Procesar Lote.

Confirme que va a procesar por lote.

Espere a que termine el proceso, al final muestra un mensaje como este:

Este ejercicio se hizo en una base de datos totalmente en blanco.

Podemos observar que:

Se crearon automáticamente los proveedores que no existian con información 100% exacta por que se extrajo de la información XML con los datos oficiales que ellos mismos consignan en sus facturas.

Se crearon las Facturas de Compra con sus respectivos valores e impuestos.

Se agregó a cartera las cuentas por pagar a las facturas que inFaCont detectó que eran a crédito.

Se contabilizó cada documento para reflejarse en los balances

Se agregaron las unidades a las existencias en inventario

Los Acuses de Recibido Siguen Siendo una Decisión Caso por Caso

Todo lo que hemos descrito hasta ahora, creación de proveedores, carga de productos, homologación, contabilización, corre automáticamente sin intervención. Sin embargo, hay un paso que intencionalmente no se automatiza en bloque: los acuses de recibido ante la DIAN que convierten la factura en título valor (es decir, en un documento con respaldo legal para el cobro).

La razón es sencilla: aceptar una factura es una decisión de negocio, no un trámite mecánico. De las facturas que te llegan en un mes, es normal que:

Algunas correspondan a mercancía o servicios que sí recibiste conforme, y por tanto sí se pueden aceptar.

Otras tengan algún inconveniente, producto no entregado, cantidad incorrecta, un reclamo pendiente con el proveedor y no deberían aceptarse todavía, o incluso deban rechazarse.

Automatizar este paso en bloque significaría aceptar facturas indiscriminadamente, sin dar oportunidad de detectar esos casos problemáticos, con el riesgo de convertir en título valor (exigible legalmente) una factura que en realidad tiene un reclamo pendiente.

Por eso, el módulo automatiza todo el proceso contable e inventario, pero deja el acuse de recibido como una revisión final que el usuario hace conscientemente, factura por factura, garantizando que solo se acepten aquellas que realmente correspondan a una compra conforme.

Aunque decidir cuáles facturas aceptar sigue siendo una revisión consciente del usuario (como vimos en el punto anterior), eso no significa que haya que hacerlo una por una, abriendo cada factura, esperando a que procese, y pasando a la siguiente.

inFaCont permite filtrar el grupo de facturas que ya revisaste y decidiste aceptar, y con un solo clic, generar el acuse de recibido para todas ellas en bloque, sin necesidad de abrir factura por factura ni de repetir el proceso manualmente en cada una.

Cómo funciona en la práctica:

Revisas tus facturas y filtras únicamente las que cumplen para ser aceptadas (las que sí recibiste conforme).

Con un clic, el sistema recorre esa selección y genera automáticamente el acuse de recibido de todas, una tras otra, sin intervención adicional.

En resumen: tú sigues teniendo el control total sobre qué se acepta y qué no, pero una vez tomada esa decisión, el trámite ante la DIAN para todo el grupo seleccionado toma un solo clic en vez de repetir el mismo proceso decenas de veces..

Recuerda que los acuses de recibido aplica sólo para facturas de compra a crédito.

Puedes filtrar las facturas de compra de diferentes maneras

Esta es la zona de filtros.

Ejemplo: Para Filtrar el rango de la factura #4 hasta la #7
digite Factura INICIO y Factura Fin luego clic en el botón con el embudo

Esta opción es la más utilizada para hacer los acuses

Ahora ¿Como se detecta cuales facturas son a crédito y cuales de contado?

R// En la columna [Valor Credito] la valores iguales o mayores a 1 son a crédito

Para filtrar, clic en el pequeño triangulo apuntando hacia abajo, despliega la zona de filtro, seleccione filtros de numeros, luego Mayor que

Digite 1 y luego aceptar

De esta forma solo motrará las facturas de la 4 a la 7 con crédito

Para quitar todos los filtros, clic en este botón: Mostrar todos los registros

Para abrir las facturas filtradas y enviarlas a realizar el acuse masivamente.

Clic en cualquier factura de la segunda columa [ID IdKardex] debe hacer clic en la segunda columna para que abran las facturas que tiene filtradas. Si da clic en la factura de la primera columna sólo abrir una factura.

Clic en cualquier factura de la segunda columna, se abriran las facturas filtradas, en este ejercio = 3

Para acusar esas 3 facturas en bloque NO una a una, clic en la pestaña: Acuse Recibido RADIAN y luego en el botón: Masifica acuses

Nota: Puede aplicar filtros avanzados. Como por ejemplo, si quieres filtrar facturas no continuas, es decir: 2,3,4,7,9,15,21

clic en esta cuadricula

Copias o pegas las facturas que quieras filtrar en esta columna

Cierras la tabla y luego clic en este botón que esta enseguida de la cuadricula para filtrar:

Cuando el documento ya tiene titulo valor muestra esta casillas activas, tambien puedes filtrar

Recuerda: Para quitar todos los filtros clic en este botón:

Tip: Al terminar la importación de facturas XML y cerrar el formulario, inFaCont te recuerda colocando por ti el # de factura de INICIO , tu sólo digitas la factura Fin

Aqui te recuerda el consecutivo antes de iniciar la importación, factura #209 tu digitas la ultima factura en pantalla, en el ejercicio la #218 luego clic en el embudo para filtrar ese rango de facturas.

Recueda que para filtrar sólo las facturas a crédito, en la columna [Valor Credito] filtrar mayores o iguales a 1

Ver guia completa. Clic aqui

Creado con el Personal Edition de HelpNDoc: Herramienta de creación de ayuda potente y fácil de usar para documentos Markdown