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Ajustes de Factura Electrónica de Venta Parciales Mediante Nota Crédito Electrónica

Para Ajustar una Factura de Venta Electrónica ya procesada sin necesidad de ANULAR TODA la factura, el proceso es diferente:

Muchas veces es necesario corregir ante la DIAN errores cometidos en alguna factura sin necesidad de anularla toda la factura.

Algunos casos en que se emplea la Nota Crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación.

La nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta, es decir, cuando se le disminuye el valor inicialmente cobrado al cliente.

Cuando la empresa debe hacer una devolución parcial de alguna venta realizada, debe hacer el respectivo registro contable, que implica reversar algunas cuentas que se afectaron al momento de hacer la venta..

Una devolución en venta sucede cuando un cliente devuelve un producto que previamente había comprado, y que la empresa había contabilizado como una venta.

Al suceder la devolución de la venta el producto devuelto vuelve a ingresar al inventario.

El tratamiento que se da a la devolución parcial de una venta depende del sistema de inventario utilizado en la empresa

Los más utilizados son:

1) Inventario permanente

2) Inventario periódico

Analicemos cada uno de estos sistemas de inventario

1) Devolución en ventas en el inventario permanente.

Cuando se lleva inventario permanente, la venta se contabiliza de la siguiente forma:

(Suponiendo una venta de 2 (dos) computadores portatil por 1.000.000 más IVA del 19% cada uno):

Esta sería la ficha del producto

Esta es una transacción contable de venta, se aplicó una retención en la fuente del 3.5% vende 2 computadores de 1.000.000 + IVA c/u y el costo de por cada computador es de 800.000 

Supongamos ahora que el cliente devuelve el 50% de la mercancía, es decir 1 computador portatil, por valor de 1.000.000 + IVA del 19% y recordar que se aplicó una retención en la fuentes del 3.5%

La contabilización de la DEVOLUCIÓN EN VENTA de 1 sólo computador será:

Hemos asumido un costo de venta de 1.600.000, costo que debe ser determinado según el método de valuación de inventarios que utilice la empresa.

2) Devolución en ventas en el inventario periódico.

Suponiendo los mismos datos, cuando se lleva inventario periódico al realizar una venta se hace el siguiente asiento contable:

Vemos que en este caso no se utiliza la cuenta de costo de ventas, puesto que éste es determinado al finalizar el periodo mediante el juego de inventarios.

Nuevamente trabajemos el supuesto en que el cliente devuelve la mitad de las mercancías que adquirió.

La contabilización de la DEVOLUCIÓN EN VENTA de 1 sólo computador será:

No se toca la cuenta de inventarios ni de costos puesto que estas no fueron utilizadas al momento de la venta

Se realiza una Factura de venta Electrónica, esta sería la Factura de Venta de los 2 computadores con retención en la fuente del 3.5%

Para continuar con el ejercicio se devuelve 1 computador mediante nota crédito electrónica

Para devolver 1 computador por medio de nota crédito electrónica seguir la ruta, 

ventas, notas crédito electrónica

A diferencia del proceso de anulación de factura de venta (en la anulación de factura NO se necesita contabilización ni ajuste a inventario, se hace automáticamente) 

El proceso de ajustes a facturas de venta mediante nota crédito SI necesita hacer la contabilización del proceso 

y ajuste de inventario, para ajustar el inventario clic en el botón:

1) Busque el producto que va a devolver, 

2) digite la cantidad a devolver y luego la tecla ENTER, 

3) clic en el botón Reinstroducir ARTICULO a INVENTARIO

Para contabilización de esta nota credito se creará un comprobante de egreso

clic en el siguiente botón

Nota importante: Si la Factura de Venta Electrónica fue a crédito el sistema automáticamente ajusta la cartera disminuyendo el valor a pagar