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Formato 1001: Pagos o abonos en cuenta y RETENCIONES PRACTICADAS a proveedores FC

ASPECTOS A TENER EN CENTA

• Para  estar  obligada  la  persona  natural  debe  cumplir  las  dos  condiciones.  Si  solo  cumple una de las dos, no debe presentar exógena.

• Para la primera condición, deberán observarse el monto de ingresos del año gravable a reportar o los del año gravable inmediatamente anterior, y si en alguno de los dos años supera el tope, se cumple entonces esta condición.

• Al hablar de ingresos brutos deben sumarse la totalidad de los ingresos ordinarios y extraordinarios, incluidos los percibidos por ganancia ocasional, sin incluir lo recibido por la venta de la casa o apartamento de habitación. (Par 1 Art 1 Res. 162/23)

• Se incluye a las personas naturales inscritas en el SIMPLE que cumplan con el primer requisito

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

• Deberán observarse el monto de ingresos del año gravable a reportar o los del año gravable inmediatamente anterior. Cualquiera de los dos que supere el tope, implica obligación de reportar.

• Al  no  realizar  mención  alguna  en  la  redacción  del  texto  a  la  calidad  de  la  persona  jurídica,  se  entienden  que  se  encuentran  incluidas  todas  las  contribuyentes  y  no  contribuyentes, declarantes y no declarantes y aquellas inscritas en el régimen simple de tributación - RST.

• Al  hablar  de  ingresos  brutos  deben  sumarse  la  totalidad  de  los  ingresos  ordinarios  y extraordinarios, incluidos los percibidos por ganancia ocasional. (Par 1 Art 1 Res. 162/23).

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

• Se incluye entonces en el universo de posibles obligados a informar, la totalidad de personas naturales obligadas a practicar retención en la fuente, sin importar la cedula a la que pertenezcan sus ingresos.

• No se tendrá en cuenta para los incluidos en este grupo el monto de sus ingresos.

• Debe revisarse el estar obligado a practicar retenciones o a practicarse autorretenciones.

• Pueden ser retenciones en renta en IVA o en timbre. Para el caso de IVA, recordar que los  responsables  de  IVA,  deben  practicar  retención  en  la  fuente  por  este  concepto  cuando adquieran bienes o servicios a inscritos en el régimen simple de tributación (RST)

ASPECTOS A TENER EN CENTA

• Aunque los contemplados en el art 22 del E.T., no se encuentran obligados a declarar renta  ni  ingresos  y  patrimonio,  sí  realizan  pagos  a  terceros,  por  lo  cual  deben  suministrar la información solicitada en este formato

Ítem

Descripción

Concepto

1

Viáticos: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador

5055

2

Gastos de representación: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador

5056

3

Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta. No debe incluir valores de rentas de trabajo y de pensiones

5002

4

Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta. No debe incluir valores de rentas de trabajo y de pensiones

5003

5

Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta. No debe incluir valores de rentas de trabajo y de pensiones

5004

6

Arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta

5005

7

Intereses y rendimientos financieros causados: El valor acumulado abonado en cuenta

5006

8

Intereses y rendimientos financieros efectivamente pagados: El valor pagado

5063

9

Compra de activos movibles (E.T. art. 60): El valor acumulado pagado o abonado en cuenta

5007

10

Compra de activos fijos (E.T. art. 60): El valor acumulado pagado o abonado en cuenta

5008

11

Los pagos o abonos en cuenta por concepto de aportes parafiscales al SENA, a las Cajas de Compensación Familiar y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

5010

12

Los pagos o abonos en cuenta efectuados a las empresas promotoras de salud EPS y los aportes al Sistema de Riesgos Laborales, incluidos los aportes del trabajador

5011

13

Los pagos o abonos en cuenta por concepto de aportes obligatorios para pensiones efectuados a los Fondos de Pensiones, incluidos los aportes del trabajador.

5012

14

Las donaciones en dinero efectuadas, a las entidades señaladas en los artículos 125, 125-4, 126-2 y 158-1 del Estatuto Tributario y la establecida en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003, y demás que determine la ley

5013

15

Las donaciones en activos diferentes a dinero efectuadas a las entidades señaladas en los artículos 125. 125-4, 126-2 y 158-1 y del Estatuto Tributario y la establecida en el artículo16 de la Ley 814 de 2003, y demás que determine la ley. No incluir el valor de las donaciones reportadas en los conceptos 5093 y 5094

5014

16

El valor de los impuestos solicitados como deducción

5015

17

El valor del impuesto nacional al consumo

5066

18

El valor de los aportes, tasas y contribuciones solicitados como deducción

5058

19

Redención de inversiones en lo que corresponde al rembolso del capital por títulos de capitalización

5060

20

Los demás costos y deducciones

5016

21

Compra de activos fijos reales productivos sobre los cuales solicitó deducción, E.T. art. 158-3. El valor acumulado pagado o abonado en cuenta. Este valor no debe incluirse en el concepto 5008

5020

22

El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por servicios técnicos

5027

23

El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por asistencia técnica

5023

24

El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por consultoría

5067

25

El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por marcas

5024

26

El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por patentes

5025

27

El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por regalías

5026

28

El valor acumulado de los pagos o abonos efectuados a proveedores del exterior por servicios audiovisuales digitales (entre otros, de música, videos, películas y juegos de cualquier tipo, así como la radiodifusión de cualquier tipo de evento). E.T. art. 437-2num. 8

5080

29

El valor acumulado de los pagos o abonos efectuados a proveedores del exterior por servicios prestados a través de plataformas digitales. E.T. art. 437-2 num. 8

5081

30

El valor acumulado de los pagos o abonos efectuados a proveedores del exterior por suministro de servicios de publicidad online. E.T. art. 437-2num. 8

5082

31

El valor acumulado de los pagos o abonos efectuados a proveedores del exterior por suministro de enseñanza o entrenamiento a distancia. E.T. art. 437-2num. 8

5083

32

El valor acumulado de los pagos o abonos efectuados a proveedores del exterior por suministro de derechos de uso o explotación de intangibles. E.T. art. 437-2 num. 8

5084

33

El valor acumulado de los pagos o abonos efectuados a proveedores del exterior por Otros servicios electrónicos o digitales con destino a usuarios ubicados en Colombia. E.T. art. 437-2num. 8

5085

34

El valor acumulado de la devolución de pagos o abonos en cuenta y retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores

5028

35

Gastos pagados por anticipado por Compras: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta

5029

36

Gastos pagados por anticipado por Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta. No debe incluir valores de rentas de trabajo y de pensiones

5030

37

Gastos pagados por anticipado por Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta. No debe incluir valores de rentas de trabajo y de pensiones

5031

38

Gastos pagados por anticipado por Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta. No debe incluir valores de rentas de trabajo y de pensiones

5032

39

Gastos pagados por anticipado por arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta

5033

40

Gastos pagados por anticipado por intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta

5034

41

Gastos pagados por anticipado por otros conceptos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta

5035

42

El monto de las amortizaciones realizadas

5019

43

El pago por loterías, rifas, apuestas y similares

5044

44

Enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas

5046

45

Retención sobre ingresos de tarjetas débito y crédito

5045

46

El pago o abono en cuenta realizado a cada uno de los cooperados, del valor del Fondo para revalorización de aportes

5059

47

Las utilidades pagadas o abonadas en cuenta, cuando el beneficiario es diferente al fideicomitente, se informarán en el Formato 1014

5061

48

Participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles correspondientes a 2016 y anteriores, Parágrafo 2 artículo 49 E.T.

5068

49

Participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles correspondientes a 2016 y anteriores, numeral 3 del artículo 49 E.T

5069

50

Participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles correspondientes a 2017 y siguientes, Parágrafo 2 artículo 49 E.T. No incluir las retenciones en la fuente del concepto 5086

5070

51

Participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles correspondientes a 2017 y siguientes, numeral 3 del artículo 49 E.T. No incluir las retenciones en la fuente del concepto 5086

5071

52

Valor del pago o abono en cuenta por prima en colocación de acciones y otros conceptos patrimoniales, sin incluir los reembolsos de aportes

5100

53

Valor retención en la fuente trasladada a terceros por participaciones o dividendos recibidos de sociedades nacionales E.T. art. 242-1 par. 1.

5086

54

Desembolsos por depósitos judiciales. Se debe identificar al beneficiario

5073

55

Desembolsos por reintegros de depósitos judiciales. Se debe identificar al beneficiario

5074

56

Regalías y explotación de la propiedad intelectual: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta

5075

57

Valor de utilidades distribuidas provenientes de diferimiento de ingresos. E.T. art. 23-1, inc. 4

5076

58

Intereses por deuda a vinculados en subcapitalización. E.T. art. 118-1 El valor abonado en cuenta. Este valor no debe incluirse en el concepto 5006

5079

59

Valor de los puntos premio redimidos en el período que afectan el gasto directamente, procedentes de programas de fidelización

5087

60

Costos o gastos por diferencia en cambio. Se debe reportar con el NIT del informante

5088

61

Valor compra de acciones, cuotas o partes de interés social o aportes de sociedades que no cotizan en bolsa (modificado por el artículo 3 de la resolución 188 de 2024)

5089

62

Valor donación de acciones, cuotas o partes de interés social o aportes de sociedades que no cotizan en bolsa. (modificado por el artículo 3 de la resolución 188 de 2024)

5090

63

Valor cesión de acciones, cuotas o partes de interés social o aportes de sociedades que no cotizan en bolsa. (modificado por el artículo 3 de la resolución 188 de 2024)

5091

64

Valor del pago que constituye ingreso en especie para el beneficiario (Art. 29-1 E.T.)

5092

65

Donaciones de bebidas ultraprocesadas y azucaradas a los bancos de alimentos por los responsables del impuesto a estos bienes. E.T. art. 513-1, par. 5, adicionado por el art. 54 L. 2277/2022

5093

66

Donaciones de productos comestibles ultraprocesados industrialmente y/o con alto contenido de azúcares añadidos, sodio o grasas saturadas a los bancos de alimentos por los responsables del impuesto a estos bienes. E.T. art. 513-6, par. 4, adicionado por el art. 54 L. 2277/2022

5094

67

Pago por concepto de regalías pagadas a la Nación u otros entes territoriales por la explotación de hidrocarburos por entes diferentes a los organismos descentralizados. E.T., art. 115, par. 1

5095

68

Pago por concepto de regalías pagadas a la Nación u otros entes territoriales por la explotación de gas por entes diferentes a los organismos descentralizados. E.T., art. 115, par. 1.

5096

69

Pago por concepto de regalías pagadas a la Nación u otros entes territoriales por la explotación de carbón por entes diferentes a los organismos descentralizados. E.T., art. 115, par. 1

5097

70

Pago por concepto de regalías pagadas a la Nación u otros entes territoriales por la explotación de otros minerales y piedras preciosas por entes diferentes a los organismos descentralizados. E.T., art. 115, par. 1

5098

71

Pago por concepto de regalías pagadas a la Nación u otros entes territoriales por la explotación de sal y materiales de construcción por entes diferentes a los organismos descentralizados. E.T., art. 115, par. 1

5099

Ítem

Descripción

Concepto

72

Retenciones practicadas a título de timbre

5053

73

La devolución de retenciones a título de impuesto de timbre, correspondientes a operaciones de años anteriores

5054

Ítem

Descripción

Concepto

74

El importe de las primas de reaseguros pagados o abonados en cuenta.

5018

75

El importe de los siniestros por lucro cesante pagados o abonados en cuenta

5047

76

El importe de los siniestros por daño emergente pagados o abonados en cuenta

5048

77

El importe de los siniestros por seguros de vida pagados o abonados en cuenta

5072

Ítem

Descripción

Concepto

78

Devoluciones de saldos de aportes pensionales pagados

5064

79

Excedentes pensionales de libre disponibilidad componente de capital pagados

5065

80

El valor del gravamen a los movimientos financieros, GMF. Este valor no debe incluirse en el concepto 5015. (Adicionado por el artículo 3 de la resolución 188 de 2024).

5101

Ítem

Descripción

Concepto

81

Valor de los pagos por apoyos económicos no reembolsables o condonados para financiar educación con recursos públicos art, 46 E.T., se informarán en el formato 5247. (Adicionado por el artículo 3 de la resolución 188 de 2024)

5102

ASPECTOS A TENER EN CENTA

• No  deben  reportarse  en  este  formato  1001,  pagos  realizados  a  personas  naturales  que pertenezcan a la cedula de rentas de trabajo y pensiones, los cuales deben ser incluidos únicamente en el formato 2276.

• Todas las columnas de valores, deben ser diligenciadas, así sea con cero (0)

CUANTIA MÍNIMA:

• Cuando  de  manera  acumulada  a  un  tercero  en  el  año,  se  le  pague  una  cifra  igual  o  superior  a  3  UVTs  ($141.000  para  el  año  gravable  2024), deberá identificarse el tercero.

• Los  valores  que  sean  inferiores  al  tope  anterior,  se  acumularan  por  concepto  en  un  solo  registro  con  Nit  222222222,  tipo  de  documento  “43”,  razón  social  “Cuantías  Menores” y la dirección del obligado a informar.

• Si  a  un  tercero  se  le  practica  retención  en  la  fuente  por  cualquier  concepto,  debe  también  identificarse  plenamente.  Es  decir  no  puede  reportarse  suma  alguna  de retención bajo el Nit 222222222.

• Si se tiene los datos e identificación del tercero, aun cuando el acumulado pagado en el año sea inferior a 3 UVTs ($141.000 para el año gravable 2024), el informante podrá reportarlo, cumpliendo con todas las especificaciones técnicas.

• El tope de la cuantía mínima, no aplica si se está reportando por encontrarse obligado a practicar retención en la fuente.

PAGOS AL EXTERIOR

• Para los pagos o abonos en cuenta efectuados a entidades o sociedades del exterior, al reportar el número de identificación se debe diligenciar con el número, código o clave de identificación, tal como figura en el registro fiscal tributario del país de residencia  o  domicilio  y  tipo  de  documento  42.  Cuando  en  dicho  país  no  se  utilice  número, código o clave fiscal, se debe informar con identificación 444444001 en forma ascendente, variando consecutivamente en una unidad hasta el 444449999 y con tipo de documento 43. Los campos de dirección, departamento y municipio no se deben registrar.

• Para  los  pagos  o  abonos  en  cuenta  efectuados  a  personas  naturales  del  exterior,  al reportar el número de identificación se debe diligenciar con el número, código o clave de identificación registrado en el país de residencia o domicilio fiscal. Cuando se  diligencie  con  tipo  de  documento  42,  los  campos  de  dirección,  departamento  y  municipio no se deben registrar.

• No debe utilizarse identificación 444444xxx, para persona natural del exterior ni para entidades o sociedades del exterior cuando en su país utilicen o tengan código o clave fiscal.

PAGOS O ABONOS EN CUENTA:

• En la columna “deducibles” deberán reportarse todos aquellos que constituyan costo o deducción y también los correspondientes a la compra de activos fijos o activos movibles.

• En la columna “no deducibles”, se reportarán la totalidad de los pagos efectuados que no se soliciten fiscalmente como costo o deducción.

• Cuando el IVA se lleve como mayor valor del costo o gasto, incluido el calculado por efectos de prorrateo, se reportará tercero por tercero, en la columna de “IVA mayor valor de costo o gasto deducible” o “IVA mayor valor de costo o gasto no deducible”, según corresponda y según la columna en que se reportó el costo o gasto.

• Las entidades calificadas en el Régimen Tributario Especial, deberán reportar en la columna de pagos o abonos en cuenta deducibles los egresos efectuados en el año gravable,  respecto  de  las  actividades  desarrolladas  en  cumplimiento  de  su  objeto  social. Los egresos no procedentes deben ser diligenciados en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles. 

• Las entidades no contribuyentes obligadas o no a presentar declaración de ingresos y  patrimonio,  deberán  informar  el  valor  total  de  los  egresos  diligenciándolos  en  la  columna  de  pagos  o  abonos  en  cuenta  no  deducibles  y  diligenciar  cero  (0)  en  la  columna de pagos o abonos en cuenta deducibles. 

• Los contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación - SIMPLE, deberán informar el valor total de los pagos o abonos en cuenta diligenciándolos en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y diligenciar cero (0) en la columna de pagos o abonos en cuenta deducibles. 

• Los pagos o abonos en cuenta correspondientes a los aportes parafiscales, a entidades promotoras  de  salud  y  a  fondos  de  pensiones  obligatorios,  se  deben  reportar  en  cabeza de las entidades beneficiarias de estos aportes (EPS, fondos de pensiones, SENA,  ICBF,  CCF).  La  parte  de  los  pagos  o  abonos  en  cuenta  correspondientes  al  empleador deberá reportarse en la columna de pagos o abonos en cuenta deducibles y los pagos o abonos en cuenta correspondientes al empleado se deben diligenciar en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles, según corresponda.

• El  valor  de  los  desembolsos  por  depósitos  judiciales,  el  valor  de  los  desembolsos  por reintegros de depósitos judiciales, el valor de la enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras autoridades, el valor acumulado de la devolución de pagos o abonos en cuenta correspondientes a operaciones de años anteriores que fueron anuladas rescindidas o resueltas, el valor base de las retenciones practicadas a título de impuesto de timbre, el valor base de la retención del impuesto nacional  al  consumo,  el  valor  base  de  la  retención  de  la  contribución  para  laudos  arbitrales y el valor base de las devoluciones de retenciones a título de impuesto de timbre, se deben reportar en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y diligenciar cero (0) en la columna de pagos o abonos en cuenta deducibles.

• Los  valores  de  la  retención  de  impuesto  de  timbre,  de  la  retención  del  impuesto  nacional  al  consumo  y  de  la  retención  de  la  contribución  para  laudos  arbitrales,  se  deben reportar en la casilla retenciones en la fuente a título de renta. En los casos en que no existe base, se debe diligenciar la casilla pagos o abonos en cuenta en ceros.

• Las entidades públicas que celebren contratos de construcción y de obra, suministro, consultoría, prestación de servicios y concesión, deberán informar el valor de los pagos o abonos en cuenta que correspondan al avance del contrato efectivamente ejecutado, independientemente del año de su celebración, en el concepto correspondiente.

CONCEPTOS:

• Los pagos o abonos en cuenta que se reportan por conceptos de honorarios (5002), comisiones (5003) o servicios (5004) deben corresponder a aquellos que se realicen a  personas  jurídicas  o  naturales,  sin  incluir  los  asociados  a  rentas  de  trabajo  y  de  pensiones.

• Deben reportarse la totalidad de los pagos, sean solicitados como deducción o no.

• Como  la  redacción  de  los  conceptos  5010,  5011  y  5012  dice:  “pagos  o  abono  en  cuenta”, implica que el reporte de los pagos de aportes parafiscales, a EPS y AFP, debe  hacerse  bajo  el  criterio  de  causación.  Es  decir,  lo  causado  en  el  año  gravable  objeto de reporte.

• Los  aportes  que  realice  el  informante  a  favor  de  sus  trabajadores  en  fondos  de  pensiones voluntarios, y que se consideran deducción para él, se reportarán bajo el concepto 5016. 

• Los montos pagados por impuestos que cumplan lo dispuesto en los art 115 y 115-1 del E.T. deberán ser reportados en la columna deducibles.

• Aquellas   sumas   desembolsadas   por   gastos   pagados   por   anticipado,   deberán   reportarse  en  los  conceptos  5029  a  5035  según  corresponda.  La  amortización  de  dichos diferidos, se reportará con el NIT del informado en el concepto 5019.

• Aquellos  pagos  reportados  en  años  anteriores  y  que  en  el  año  gravable  objeto  de  reporte  fueron  objeto  de  devoluciones,  así  como  las  retenciones  que  se  hubieren  causados por ellos, serán reportados en el concepto 5028.

• Aquellos valores, que se registran en cabeza del trabajador, por recursos entregados a él, para que en nombre del informante, realice y atienda gastos de desplazamiento, como  hoteles,  transporte  y  alimentación  (Viáticos),  o  para  efectuar  gastos  en  representación de la entidad, pero en ningún momento enriquecen al trabajador, deben reportarse  en  los  conceptos  5055  y  5056,  y  NO  deben  ser  incluidos  en  el  formato  2276.

• Son  deducibles  los  intereses  y  demás  costos  financieros  que  tengan  relación  de causalidad, incluidos los ajustes por diferencia en cambio.

De conformidad con lo establecido en el art. 117 del Estatuto Tributario, los intereses que se causen a favor de entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera, serán deducibles.

De  los  intereses  que  se  causen  a  favor  de  otras  personas  o  entidades  vigiladas,  se  puede  deducir  la  parte  que  no  exceda  la  tasa  más  alta  autorizada  a  las  entidades  bancarias. Los intereses que se paguen sobre préstamos para adquisición de vivienda del  contribuyente,  son  deducibles  siempre  que  el  préstamo  esté  garantizado  con  hipoteca, si al acreedor no está sometido a la vigilancia del Estado. Tenga en cuenta que los intereses corrientes o moratorios pagados por impuesto, tasas y contribuciones no son deducibles en la declaración de renta; por lo tanto, se deben informar en la casilla “pago o abono en cuenta no deducible”

Aquellos intereses que se causen (abonen en cuenta) en el año se reportarán en el concepto 5006. Los intereses que se paguen en el año se reportarán exclusivamente en el concepto 5063.

• El impuesto al consumo pagado en el año y que se solicite como deducción, debe ser individualizado del pago total de la factura y reportarse de manera independiente bajo el nit del tercero que lo recaudo, en el concepto 5066.

• A partir del año gravable 2023 los costos o gastos por diferencia en cambio deben ser reportados en el concepto 5088. Este reporte se hará bajo el Nit del informante.

No debe reportarse en el formato 1001.

• Los intereses causados y pagados y las retenciones en la fuente practicadas reportados en el Formato 1020.

• Los rendimientos causados y pagados y las retenciones en la fuente practicadas en el periodo, reportadas en el Formato 1021.

• Los rendimientos causados, los retiros de rendimientos efectuados y las retenciones en la fuente practicadas reportados en el periodo en el Formato 1022.

• Las  retenciones  en  la  fuente  correspondientes  a  las  enajenaciones  de  bienes  o  derechos suministradas en el formato 1032.

• Los valores de las comisiones pagadas al comisionista y las retenciones en la fuente practicadas reportados en el periodo en el Formato 1041.

• La información reportada en el Formato 1056.

• El  valor  de  los  intereses  o  rendimientos  causados,  el  valor  de  los  retiros  y  las  retenciones en la fuente practicadas en el periodo, reportados en el Formato 2274.